Xây dựng websiteNguyên lý kinh điển xuyên thế kỷ, nguyên lý 80/20
Nguyên lý 80/20 được Pareto (1848-1923) – Nhà kinh tế học người Ý Khám phá ra năm 1897, đã hơn 1 thế kỷ trôi qua, nguyên lý Pareto được các nhà nghiên cứu về sau liên tục phát triển và phân tích, nghiên cứu, phản biện, và tìm tòi những cái độc đáo thú vị để có thể lý giải cũng như phân tích được các hiện tượng xẩy ra trong mọi lĩnh vực từ kinh tế tới hiện tượng xã hội cũng như áp dụng trong tư duy quản trị doanh nghiệp hiệu quả, không thể không nhắc tới Rechard Koch – Tác giả của loạt sách nguyên lý 80/20 phổ biến trên toàn thế giới, người đã tiếp tục nghiên cứu và phát triển khám phá Pareto bằng những tư duy và cái nhìn hiện đại, cũng như cái nhìn thiết thực, áp dụng cho nhiều lĩnh vực trong đời sống, kinh tế, quản trị. Tham khảo thêm tại wikipedia.org
Khám phá Pareto như thế nào?
Pareto đã tình cờ nghiên cứu thu nhập và của cải của nước Anh thế kỷ 19, ông nhận thấy rằng, hầu hết lượng thu nhập của cải về tay một nhóm người thiểu số, điều này không khác gì chúng ta ngày nay, phát hiện tiếp theo là ông nhận thấy có một mối quan hệ không thay đổi có tính toán học giữa tỷ lệ người và lượng của cải mà nhóm này được hưởng, cụ thể hơn có 20% số người hưởng tới 80% lượng của cải, 10% hưởng tới 65% lượng của cải, 5% sẽ hưởng tới 50% của cải, cho thấy một hiện tượng không cân đối
Khám phá thứ hai của Pareto đó là quy luật bất cân đối ấy lặp đi lặp lại một cách ổn định bất cứ khi nào ông xem xét những dữ liệu liên quan tới giai đoạn lịch sử khác nhau, quốc gia khác nhau.
Đây là một sự trùng hợp kỳ lạ hay là một điều gì đó có tầm quan trọng lớn lao đối với kinh tế học và xã hội?
Con số 80/20 ông đưa ra không phải là con số tuyệt đối, nó chỉ biểu thị cho hiện tượng mất cân đối của Pareto, với mỗi tập dữ liệu khác nhau thì con số này có sự thay đổi.
Tại sao nguyên lý 80/20 lại quan trọng đến thế?
Nguyên lý Pareto có một hàm ý rất sâu xa, nó đi ngược với trực quan thông thường của con người, bởi chúng ta thường nghĩ rằng, chúng ta sẽ nhận được kết quả đồng đều với thời gian chúng ta làm việc, chẳng hạn một người làm 8 tiếng sẽ làm được nhiều gấp 2 lần người làm việc 4 tiếng, rằng mỗi nhân viên của chúng ta đều có giá trị ngang nhau, tất cả các cuộc gọi đến của khách hàng được đối sử tốt như nhau, tất cả các khách hàng đều có giá trị như nhau, rằng kết quả của công việc đến từ rất nhiều yếu tố, không cần phải phân nhóm những yêu tốt quan yếu ….
Nguyên lý 80/20 sẽ thức tỉnh chúng ta hãy xem sét sự mất cân đối, người quản lý sẽ biết nhóm công việc nào thật sự hiệu quả cho công việc, giáo viên sẽ biết đa số các vấn đề vô kỷ luật xẩy ra bởi chỉ một nhóm nhỏ các học sinh, kết quả làm việc cả một ngày của chúng ta phần lớn được tạo ra bởi một khoảng thời gian ngắn khi chúng ta tập trung cao nhất.
Cho dù chúng ta có để ý tớ nguyên lý Pareto hay không thì nó vẫn cứ tồn tại xung quanh ta, hiểu được nó cho phép chúng ta giải thích được mọi việc đang diễn ra xung quanh.
Cuộc sống của chúng ta sẽ được cải thiện lên rất nhiều khi áp dụng nguyên lý này, chẳng hạn chúng ta được định hướng phải tập trung vào những vấn đề cốt lõi nhất.
Một ví dụ sinh động: Quản lý Thời gian Hiệu quả, Matrix Eisenhower tuy không có một chữ nào nói về nguyên lý 80/20 nhưng nó chính là một ví dụ điển hình khi áp dụng nguyên lý 80/20 vào đời sống.
Đây thực sự là một chủ để mở mà càng nghiên cứu chúng ta càng thấy ngạc nhiên, nó như một mồi lửa thức tỉnh chúng ta, một cẩm nang định hướng tuyệt vời, hãy chú ý, hãy tập trung, hãy phân tích, hãy ra quyết định đúng.
Thêm một ví dụ khác : Thiết lập mục tiêu “Smart” để thành công, Áp dụng nguyên lý 80/20 chúng ta lập kế hoạch có tính định hướng, những công việc quan trọng nhất để đến thành công, một mục tiêu SMART.
Quy luật mất cân đối xảy ra ở mọi doanh nghiệp:
Các con số này sẽ khác nhau đối với từng doanh nghiệp cụ thể, tổng của % đo đạc có thể không là 100%, điều này dường như là một quy luật không có công ty nào ngoại lệ.
Những ứng dụng thực tiễn của nguyên lý 80/20 trong đời sống.
Nguyên lý 80/20 là một nguyên lý mang tính định hướng tư duy, định hướng cách phân tích để chúng ta áp dụng sao cho phù hợp với đặc thù sản xuất kinh doanh doanh nghiệp, hoặc áp dụng cho việc sắp xếp công việc, lên kế hoạch cho bất kỳ hoạt động nào để đặt hiệu quả cao nhất.
Chẳng hạn, sử dụng nguyên lý 80/20 để lập kế hoạch cho công ty, cho dự án triển khai của mình, phát hiện những yếu tố cốt lõi nhất của vấn đề để tập trung giải quyết, không bị chồng lấn dẫm lịch lên nhau, điều chính xác nguồn lực cần thiết.
Sử dụng nguyên lý 80/20 quản lý thời gian tiến độ dự án.
Sử dụng nguyên lý 80/20 cho nguyên tắc thiết kế phần mềm, những chức năng thiết thực nhất, đơn giản nhất, hay dùng nhất hãy đưa ra đầu tiên.
Apple với chiếu Iphone nối tiếng toàn cầu với triết lý tối ưu trải nghiệm người dùng. Lập trình viên rà soát những đoạn mã nào người dùng truy cập nhiều nhất, cửa hàng rà soát những sản phẩm nào bán chạy nhất, quản lý dự án biết khâu nào là khâu quan trọng nhất, nhà kinh doanh biết thị trường ở đâu hiệu quả nhất.
Sử dụng nguyên lý 80/20 cho việc định hướng chăm sóc khách hàng, lựa chọn ra tập khách hàng thiểu số mà mang tới 80% lợi nhuận, doanh thu, tăng số lượng này lên, cắt giảm nhóm không hiệu quả.
Sử dụng cho việc phân loại nhà cung cấp, phân loại thì trường mục tiêu.
Nguyên lý 80/20 khiến chúng ta quan tâm tới việc thống kê và phân tích dữ liệu và Big Data là công nghệ phân tích dữ liệu lớn ra đời là một tất yếu.
Mọi nhà đầu tư tài chính, chứng khoán, bất động sản thành công đều biết tới nguyên lý Pareto.
Ý nghĩa của hành động áp dụng nguyên lý 80/20 đó là chúng ta phải làm sao có được hiệu quả công việc cao nhất trong khi bỏ ra công sức ít nhất.
Nguyên lý 80/20 có thể giải phóng các bạn:
Với nguyên lý Pareto như ở trên, chúng ta làm việc theo nguyên tắc 80/20 và tư duy theo nguyên tắc 80/20. Công việc, hay mọi hoạch định của chúng ta cần phải tối ưu hóa, năng xuất lao động, trong khi chi phí bỏ ra ít nhất, chúng ta sẽ tiết kiệm được thời gian và nguồn lực khác, bạn có thời gian cho sở thích của mình. Để nắm rõ hơn chúng ta có thể đọc các cuốn sách nhiều diễn giả đã chia sẻ về những “Bí quyết làm ít được nhiều, Bí quyết kinh doanh của người Do Thái, Tuần làm việc 4 giờ” đều xuất phát từ nguyên lý kinh điển này, cung cấp những nguyên tác sinh động giúp cho người đọc hiểu và biết cách vận dụng vào đời sống.
Liệu có trường hợp ngoại lệ?
Nguên lý 80/20 đúng trong hầu hết sự vận động của xã hội, xin nhắc lại là con số 80/20 chỉ con số đại diện cho sự mất cân đối giữa các yếu tố mà tùy trường hợp nó có thể không là 80/20, mà nó thể là 40/60 hoặc 99/1.
vậy một ví dụ sau đây có đi ngược lại nguyên lý này hay không? Đó là để làm việc thật sự hiệu quả, chúng ta hãy cân đối dành nhiều thời gian suy nghĩ tính toán nhiều hơn, lập kế hoạch và mục tiêu rõ ràng, đầu tư 80% thời gian suy nghĩ và dành 20% thời gian giải quyết công việc. Hiệu quả công việc của chúng ta thường nằm ở việc chúng ta đã có phương án chuẩn hay không, 80% thời gian suy nghĩ, tìm phương án tốt nhất để giải quyết công việc. Thực tế nếu không suy nghĩ đủ thì chúng ta có thể gặp rủi ro, làm việc thiếu hiệu quả và năng xuất, để đầu tư 20% hành động mà vẫn mang lại 80% kết quả công việc, chúng ta phải dành thời gian suy nghĩ nhiều hơn mới có được hành động hiệu quả. Nguyên lý Pareto gần như là một chân lý của sự bất cân xứng, chúng ta đầu tư thời gian tư duy, suy nghĩ để vận dụng nó một cách thông minh.
Và hãy thật tỉnh táo để không bị rơi vào cái bẫy “Suy nghĩ quá nhiều ……”
Trả lời cho câu hỏi, thật ra chúng là một, nguyên lý 80/20 khuyến khích chúng ta phải tư duy nhiều hơn, suy nghĩ nhiều hơn trước khi đưa ra quyết định, khuyến khích chúng ta hành động có sự ưu tiên, việc chúng ta đầu tư tư duy là cũng là một hành động giúp hiệu quả công việc tốt nhất. Có những người chưa từng biết tới nguyên lý này, họ vẫn hành động đúng tuy nhiên để có thể truyền cảm hứng và hướng dẫn, đào tạo người khác cũng hành động đúng thì họ cần thiết phải biết tới nguyên lý kinh điển này vì nó là một sự đúc kết dựa trên chính hành động của cả một cộng đồng. Pareto ông chỉ là người nhận ra và tóm gọn quy luật bất cân đối đó bằng cái gọi là “Nguyên Lý 80/20” và chúng ta có thể đem chúng đi mọi nơi, giúp ích cho bản thân chúng ta và cho tất cả mọi người.
Suy ngẫm và đưa vào thực tiễn:
Tới đây có thể bạn đã biết và nghĩ rằng nó quá dễ hiểu và đơn giản, đúng như vậy, rất dễ hiểu. Tuy nhiên chúng ta biết thì để làm gì? hãy áp dụng nó và thực tiễn cho chính mình ra sao thì lại quá là không dễ dàng, đây là cả một quá trình, suy ngẫm thống kê, chúng ta nên đọc và học những ví dụ điển hình thật nhiều để làm bài học, đúc rút kinh nghiệm, việc “làm ít được nhiều” là không tưởng khi chúng ta chưa trải qua 80% ngu ngốc và thất bại, không làm và mắc sai lầm thì lấy đâu ra số liệu để thống kê? đi mượn con số của người khác cũng là một giải pháp thay thế tạm được và nên nhớ, nó đúng với người khác chưa chắc đã đúng với bạn, và con số 80/20 chỉ là con số thể hiện sự bất cân đối chứ không phải con số tuyệt đối thể hiện chắc chắn lúc nào cũng là 80/20, chẳng hạn chúng ta không thể chắc chắn cứ 100 người hỏi han về sản phẩm trong cửa hàng thì sẽ có 20 người mua hàng, thực tế không phải như vậy.
Đừng bị nó ám ảnh, hay tư duy máy móc về nguyên lý 80/20. Vô tình trở thành kẻ lười biếng nếu chúng ta cứ sợ hãi và không tự tin việc mình làm, chúng ta phải làm, phải trải nghiệm và phải biết đúc rút kinh nghiệm để áp dụng nguyên lý này cho quãng thời gian tiếp theo khi gặp vấn đề tương tự. Sự thật là chúng ta phải tối ưu liên tục và tìm ra phương án hiệu quả nhất phù hợp với chính chúng ta, và chưa chắc nó đã đúng với người khác.
Đây không phả là liều thuốc dễ uống để chữa trị vấn đề hiệu quả hay không hiệu quả ngay lập tức, nó phải được phân tích và tính toán kỹ càng đâu là 20% hiệu quả, đâu là 80% không hiệu quả, ít ra thì nó cũng cho chúng ta một định hướng tư duy đúng đó là phải liên tục tối ưu và cải tiến tình hình để giúp chúng ta đạt được mục tiêu với hiệu xuất tốt nhất.
Tham Khảo: : Quản lý Thời gian Hiệu quả, Matrix Eisenhower
Loạt sách của Richard Koch vận dụng, mở rộng nguyên lý 80/20
- Sống Theo Phương Thức 80/20
- Quản Lý 80/20 (Tái Bản 2019)
- Bộ Sách Nguyên Lý 80/20 (Bộ 4 Cuốn)
- Con Người 80/20
Vài dòng ngắn ngủi không thể mô tả và giải thích chi tiết về nguyên tắc làm việc 80/20 và tư duy theo nguyên lý 80/20. Còn chần trừ gì nữa, hãy tìm hiểu ngay và luôn các cuốn sách kinh điển này.
