Xây dựng websiteQuản lý thời gian hiệu quả sẽ giúp chúng ta tăng thêm năng suất lao động và làm được nhiều việc có ý nghĩa hơn.
Eisenhower, tổng thống thứ 34 của Hoa Kỳ, người đã duy trì năng suất lao động của bản thân một cách tuyệt vời hàng thập kỷ với bí quyết quản lý thời gian vô cùng hiệu quả mà đơn giản, bất kỳ ai cũng có thể áp dụng được. Điều tuyệt vời là phương pháp này có thể áp dụng được cho dự án nhỏ, dự án lớn, thời gian dài hay thời gian ngắn và sử dụng cho chính công việc cá nhân của chúng ta hàng ngày. tham khảo thông tin về Eisenhower
Matrix Quản lý thời gian Eisenhower
Một cách đơn giản, chúng ta liệt kê tất cả những công việc và chúng ta cần làm, sẽ làm, nên làm, và có thể làm trong ngày, sau đó phân loại chúng ra theo 4 nhóm:
(i) Nhóm công việc gấp và quan trọng
- Tới lịch hẹn khách hàng
- Tới thời gian hoàn thành công việc
- Hỏng máy tính khi đang làm việc
- Đã đến thời gian hẹn gặp đối tác, khách hàng
(ii) Nhóm công việc gấp nhưng không quan trọng
- Có cuộc gọi đến cần phải trả lời
- Việc người khác nhờ trong khi mình đang làm việc
(iii) Nhóm công việc không gấp và không quan trọng
- Lướt web, xem tin tức, nghiện mua sắm.
(iv) Nhóm công việc quan trọng nhưng không gấp
- là các công việc nhóm (i) nhưng còn nhiều thời gian để thực hiện
- Học tập nâng cao kiến thức bản thân
- Kết nối mối quan hệ với đối tác, khách hàng tiềm năng
Hãy dùng một mẩu giấy nhỏ, chúng ta vẽ matrix Eisenhower bằng 2 đường thẳng mô tả thời gian từ trái qua phải và đường mô tả mức độ quan trọng trừ dưới lên trên, công việc quan trọng ở phía nửa trên, không quan trọng ở nửa dưới. Tương tự như vậy, công việc cần gấp nằm ở nửa bên phải, công việc không cần gấp ở nửa bên trái.Chúng ta sẽ điền danh sách những công việc ở trên tương ứng vào 4 nhóm của matrix quản lý thời gian này.
Điều thú vị chúng ta có thể thấy theo chiều kim đồng hồ, nhóm (iv) có thể thành nhóm (i) nếu chúng ta cứ trì hoãn công việc quan trọng, bạn sẽ lâm vào tình cảnh nước đến chân mới nhảy, Có những lý do để trì hoãn công việc mình cần phải làm, hãy tạo cho mình một matrix công việc hàng ngày và hành động.
Tương tự như thế, nhóm (i) sẽ trở thành nhóm (ii) nếu như chúng ta không hoàn thành những công việc gấp và quan trọng, đó có thể là một thảm họa sẽ xảy ra, một thiệt hại không thể tránh khỏi, và mục tiêu của chúng ta đã tuột khỏi tay, tốt hơn là đừng để chuyện này xảy ra, cầu trời phù hộ, hãy ghi nhớ: “Tôi phải hành động ngay bây giờ“.
Chúng ta luôn tìm cách trì hoãn công việc – nguồn ảnh minh họa: soha.vn
Một công việc gấp, không quan trọng mà để lâu, thì nó sẽ không còn gấp nữa rồi, nhóm (ii) sẽ trở thành nhóm (iii), liệu sau này điều đó sẽ khiến bạn tiếc nuối?! thời gian như con cá vàng bơi lững lờ.
Nhóm (iii) tuy ít có khả năng lên nhóm (iv) tuy nhiên việc chúng ta tưởng chừng không gấp, không quan trọng chưa chắc đã thật sự như vậy, điều này phụ thuộc vào sự đánh giá đúng công việc của chúng ta, chúng ta có thể kết hợp thời gian giải trí, mua sắm của mình với gia đình, bạn bè khiến chúng trở nên quan trọng hơn khi kết hợp với những công việc quan trọng khác.
Đối với một nhà kinh doanh, lãnh đạo doanh nghiệp, những chi tiết nhỏ có thể gợi ý cho chúng ta rất nhiều điều, chúng ta thấy những xu hướng, nhu cầu thị trường, những quan điểm, những ý tưởng trái chiều, những ý tưởng kiếm tiền mới mẻ từ một mớ thông tin hỗn độn, đó là quá trình gạn đục khơi trong liên tục học hỏi và hoàn thiện bản thân.
Vậy chúng ta nên ưu tiên làm những công việc gì?
Làm Việc gấp và quan trọng là đương nhiên rồi! tuy nhiên có rủi ro, bạn có thể rơi vào những tình cảnh rất “đau khổ”! như là chúng ta buộc phải “đi vay nặng lãi” hay còn gọi là “nước đến chân mới nhảy”. Đó là rủi ro mà chúng ta cần phải tỉnh táo, hạn chế tới mức thấp nhất những công việc này. Matrix Eisenhower như một cái đồng hồ mà nhóm công việc này có thể trở thành nhóm công việc kia theo thời gian.
Đối với những công việc khẩn cấp, không quan trọng, nếu có thể, hãy ủy thác công việc này cho nhân viên. Hãy tập trung cho những việc quan trọng hơn.
Ưu tiên làm nhóm (IV), những công việc quan trọng nhưng không gấp.
Hoàn thành những công việc quan trọng mà không gấp, điều này sẽ giúp chúng ta luôn hạnh phúc. sẽ không bao giờ rơi vào tình cảnh nước đến chân mới nhảy, chúng ta luôn làm chủ được phần lớn tình hình, thời gian là tiền bạc, là cuộc sống của chúng ta, là thời gian đẹp đẽ dành cho bạn bè, gia đình, hãy dành nhiều thời gian cho việc học tập, nâng cao năng lực và sức khoẻ bản thân, xây dựng những mối quan hệ bạn bè, đối tác chất lượng, chúng ta đi trồng trọt những gì chúng ta mong muốn được thu hoạch để mùa sau gặt hái
Còn chần chừ gì nữa, hãy hành động ngay thôi.
Suy ngẫm về Matrix Eisenhower và áp dụng ngay cho bản thân, cho doanh nghiệp, cho dự án, cho cả quãng đường tới mục tiêu của mình.
Tham khảo thêm về nguyên lý 80/20 Pareto để phân loại công việc hiệu quả hơn
